رئیس دفتر | شرکت گاز استان کردستان

آگاهی از زمان و موضوع و چگونگی برقراری جلسات هیئت مدیره به منظور تعیین وقت و مکان جلسات و دعوت از اعضاء هیئت مدیره و پیش‌بینی و تهیه وسائل و مدارک موردنیاز جلسه
انجام مذاکرات تلفنی یا حضوری با مسئولین سایر ادارات در مورد مسائلی که در هیئت مدیره مطرح شده و در رابطه با ادارات مذکور بوده و نیاز به پیگیری دارد.
نظارت و همکاری در ایجاد سیستم بایگانی برای اسناد مربوط به جلسات هیئت مدیره و صورت‌جلسه‌های تنظیمی
نظارت بر ثبت و نگهداری اسناد و اوراق و مکاتبات مربوط به هیئت مدیره به نحوی که به آسانی قابل دسترسی بوده و سریعاً بتوان نتایج اقدامات انجام شده در هر مورد بدست آورد و در اختیار اعضای هیئت مدیره قرار داد.
پاسخ‌گویی نسبت به مفقود شدن احتمالی محمولات، مدارک، مکاتبات و یا سایر اسناد و پیگیری جهت حصول نتیجه و یافتن آن‌ها
مطالعه و بررسی کلیه مکاتبات گزارشات و دورنگارهای واصله اعم از به کلی سری، سری، خیلی محرمانه و پاسخ‌گوئی مستقیم به پاره‌ای از مکاتبات عادی (با توجه به اختیارات تفویض شده از طرف مدیریت عامل) ارجاع مکاتبات به مدیریت‌ها و واحدهای مختلف جهت رسیدگی و بر حسب مورد نظارت و پیگیری
راهنمایی مراجعین حضوری و تلفنی به واحدهای ذیربط پاسخ‌گویی مستقیم به پاره‌ای از آن‌ها با توجه به اختیارات تفویض شده از سوی مدیرعامل ارجاع امور مراجعین به مسئولین ذیربط و واحدهای مختلف جهت رسیدگی و بر حسب مورد نظارت و پیگیری
نظارت بر تعیین وقت ملاقات جهت مراجعینی که امورشان مستقیماً در رابطه با مدیرعامل می‌باشد.
نظارت و ترتیب برقراری جلسات مرتبط با دفتر مدیرعامل در رابطه با تعیین وقت و مکان جلسه دعوت از شرکت‌‌کنندگان و تهیه وسایل موردنیاز جلسه
نظارت کلی بر خدمات ثبت‌ نامه وارده و صادره (عادی ـ محرمانه) دفتر
نظارت کلی بر خدمات بایگانی دفتر
نظارت کلی بر خدمات ماشین‌نویسی و دورنگاری دفتر
نظارت کلی بر امور مربوط به چاپ و تکثیر دفتر
نظارت کلی بر خدمات پستی دفتر
نظارت کلی بر تامین لوازم‌التحریر و وسائل موردنیاز دفتر
نظارت مستقیم و همه جانبه نسبت به کلیه اموری که توسط پرسنل انجام می‌شود، پیش از ارائه به مدیرعامل
تکمیل سوابق و اطلاعات جهت تصمیم‌گیری مدیریت عامل